Ce qu’il faut savoir pour confier vos tâches à une assistante administrative

Pour économiser du temps et se concentrer plus sur des missions encore plus importantes pour le développement de l’entreprise, il importe de confier certaines tâches administratives à une assistante. C’est une solution adaptée à toute entreprise : TPE, PME, grande institution, etc. Pour confier des tâches à une assistante administrative, il est intéressant de connaître les missions que vous pouvez lui proposer.

assistante administrative

Que fait une assistante administrative ?

Avant de confier des missions à une assistante administrative, il s’avère utile de savoir ce qu’elle fait vraiment. Dans tous les secteurs et toutes les organisations, allant des petites et moyennes entreprises, en passant par les établissements publics et privés, les organismes et les firmes multinationales, l’assistante administrative joue un rôle d’interface avec les interlocuteurs de son supérieur. En principe, elle effectue toutes les tâches d’une secrétaire, mais de nombreuses autres missions peuvent être confiées à cette employée. Pour accomplir les missions qui lui sont confiées, elle doit avoir toutes les qualités requises définies pour le métier d’assistance. Ainsi, l’assistante doit avant tout être méticuleuse et bien organisée. En outre, une bonne assistante doit posséder de bonnes compétences en communication pour assurer ses contacts réguliers avec les clients et les collaborateurs de la société.

Par ailleurs, elle est en mesure de travailler seule en traitant chaque mission efficacement et en faisant preuve de flexibilité. Sur tous les plans, l’assistante administrative doit également faire preuve de réactivité, et doit avoir une grande capacité d’adaptation, un esprit d’initiative et une résistance à la pression. Autre obligation liée à ce métier : la discrétion. Généralement, une assistante administrative voit et entend tout autour de son supérieur. Elle a donc intérêt à garder les secrets de ce dernier. On doit pouvoir entièrement lui faire confiance. Mais quelles missions peut-on confier à une assistante administrative ?

Quelles tâches peut-on confier à une assistante administrative ?

Selon les besoins de l’entreprise ou du gérant, on peut la solliciter pour des travaux de secrétariat courant tels que le classement et l’archivage de documents, la gestion de courriers ainsi que la permanence téléphonique. Comme son nom l’indique, le gérant peut aussi lui demander son aide pour une assistance de direction incluant la gestion d’agenda, la prise de RDV, la réalisation des comptes rendus ou encore l’organisation de déplacements. L’assistante a aussi une connaissance solide en matière de comptabilité, ce qui permet au dirigeant d’entreprise de lui confier la gestion et comptabilité de la société comme le classement des factures, la gestion de trésorerie, la relance des impayés, etc. En outre, elle peut également gérer l’administration des ventes, y compris le suivi des commandes, la facturation des clients et la gestion de devis. En fonction de l’activité et des besoins de la société, le gérant peut demander à l’assistante de s’occuper de la gestion des projets, de l’organisation des événements et de la gestion des plannings des employés. À cela s’ajoutent tous les travaux bureautiques.

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